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더욱 다양하고 복잡해지는 SaaS 관리에 귀찮음과 번거로움을 느끼고 계신가요?

 

SaaS의 종류가 다양해 질수록 관리 포인트까지 배로 늘어나며 생기는 고민들을 PoPs에서 해결할 수 있습니다.
이 가이드는 SaaS를 관리하는 분들을 위해 작성된 만큼, SaaS 운영자로서 알아야 할 PoPs의 가장 기본이 되는 내용으로 구성되어 있습니다. 가이드를 따라 사용법을 익히고 SaaS들을 자동화 시켜보세요!  여러분의 고민이 해결됨과 동시에 보다 편하고 효율적인 업무가 가능해집니다. 

Tip! PoPs가 무엇인가요?

 

 

Table of Contents

1. 관리 콘솔 접속

2. 디렉터리 관리

3. 워크스페이스 관리

4. 앱 관리

5. 계약 등록

6. 인보이스 추가

 

 

관리 콘솔 접속

SaaS 운영자가 하게 될 SaaS 앱에 대한 관리는 PoPs의 관리 콘솔에서 이루어지게 됩니다. 관리 콘솔의 접속은 두 가지 방법으로 가능합니다.  

1. 런처에서 접속하기
   
   
   
   
2. 크롬 익스텐션으로 접속하기 
   
   
   

 

 

디렉터리 관리

"누가 어떤 SaaS를 어떻게 얼마나 사용하는지 PoPs에서 어떻게 알 수 있나요?"

먼저, 사용자를 모두 추가해보세요. PoPs에 사용자를 추가하게 되면 앱 인스턴스를 사용자에게 할당할 수 있습니다. 사용자에게 할당 되어있는 SaaS 앱들을 바로 확인 할 수 있어 누가 어떤 SaaS를 사용 중인지 간편하게 조회할 수 있습니다.  PoPs의 관리 콘솔 내에서 손쉽게 사용자 관리가 가능해져  SaaS마다 관리자 페이지에 접속하는 번거로움을 없앨 수 있습니다.

사용자를 추가 방법에는 수동과 자동으로 추가를 할 수 있습니다. 

1. 수동 추가 : 사용자를 직접 초대하여 수동으로 사용자를 추가합니다.
   *사용자 추가는 먼저 조직에서 사용할 도메인이 등록되어 있어야 합니다. 아직 도메인을 등록하지 않았다면 도메인 등록 을 먼저 진행하세요.
   
   
2. 자동 추가 : 회사에서 사용중인 디렉터리를 이용해 동기화하여 자동으로 사용자를 추가합니다.
   
   Tip! 사용자 관리에 대해 자세하게 알아보기
   

 

만약, 사용자를 조직 단위로 나누어 관리를 하고 싶다면 조직도를 구성해 사용할 수 있습니다. 조직도를 구성하게되면 조직 단위 별로 사용자를 나누어 관리가 가능해지고, 조직 단위 별로 앱 인스턴스 할당 및 해제가 가능해 사용자 온/오프 보딩 시에도 더 편리하게 관리할 수 있습니다. 조직 단위 관리에도 수동 관리와 자동 관리가 있으니 필요에 맞게 조직도를 구성하여 사용해보세요. 

 

 

워크스페이스 관리

워크스페이스는 관리자가 모든 작업을 하기 위한 기본 단위로 조직에는 기본 워크스페이스가 설정 되어있습니다 .  워크스페이스 별로 비용이나 앱의 관리 단위를 세분화하고 싶다면 필요에 따라 워크스페이스를 추가 하고 조직 단위를 연결 시켜 사용할 수 있습니다.  계열사나 부서 등의 단위로 워크스페이스를 나누어 사용한다면 워크스페이스에 제공되는 대시보드 기능을 이용해 사용자, 앱, 비용 등의 현황을 바로 확인할 수 있고 거기에 맞추어 좀 더 세밀한 관리를 할 수 있습니다.

 

 

앱 관리

비슷한 기능을 제공하는 SaaS들의 중복된 사용 확인은 어떻게 하고 계신가요? 혹은, 중복 사용자들 확인은 어떻게 하고 계신가요? 아마 확인이 어려워 비용이 낭비되고 있는 상황이 대다수 일 것 입니다. PoPs에서 앱 관리를 통해 앞서 말한 확인이 어려웠던 부분들을 바로 확인하고 낭비되는 비용을 줄일 수 있습니다. 앱 관리에서 앱은 사용중인 SaaS 앱을 말하며 앱 인스턴스는 사용중인 SaaS 앱에서 하나의 테넌트를 말합니다. 예를 들어, Slack이 앱에 해당하고 여러 부서에서 사용하고 있는 Slack의 워크스페이스 각각이 앱 인스턴스가  됩니다.

Tip! 앱 인스턴스 관리에 대해 더 알아보기

 

사내에서 사용중인 SaaS 앱들은 앱 카탈로그에서 앱 인스턴스 추가 를 할 수 있습니다. 앱 카탈로그에서는 PoPs에 등록되어있는 앱들이 카테고리 별로 나뉘어져 있어 같은 성격의 SaaS인지 확인이 가능하고 또는 사용을 하기 위해 카테고리에서 어떤 앱이 있는지도 찾아볼 수 있습니다.  앱 인스턴스를 추가하면 사용자 할당 이 가능해지고 개별 SSO 연동 및 여러 API를 통해 중복 사용자 확인 및 사용자 관리를 자동화할 수 있습니다. 뿐만 아니라 비용, 계약 정보들도 앱 인스턴스에서 모두 확인이 가능합니다.  만약 앱 인스턴스들의 정보를 한 곳에서 모두 보고 싶다면 앱 메뉴에서 확인할 수 있습니다.  

*앱 카탈로그에 등록하려는 앱이 없다면? 커스텀 앱 추가 하기

 

 

 

계약 등록

지금까지 갱신이 도래하거나, 히스토리를 봐야하는 계약이 있을 때마다 하나하나 찾아봤다면, PoPs에 등록해놓은 계약들로 계약 현황을 한 눈에 확인하고 관리할 수 있습니다. SaaS들의 계약 혹은 구독 정보를 바탕으로 PoPs에 계약 등록을 하면 계약의 상태, 구매 항목, 기간을 알 수 있습니다. 계약을 등록하게 되면 추가 계약 건이나 계약의 갱신도 등록해 놓은 계약에서 수정을 할 수 있어 수기 관리를 할 필요가 없습니다. 또 갱신 캘린더에서는 갱신이 필요한 계약들을 캘린더 형태로 보여주기 때문에 언제 어떤 계약의 갱신이 다가오는지 바로바로 확인할 수 있습니다.

Tip! 계약 관리에 대해 더 알아보기

 

인보이스 추가

대부분의 SaaS들은 결제 정보를 저장하면 그 후부터 플랜, 시트 수 등을 자유롭게 변경할 수 있습니다.  그렇기 때문에 처음 사용 계획과는 달라진 금액의 인보이스를 받게 되면 사용자에게 직접 확인하거나, 홈페이지의 관리 페이지에 매번 접속하고 변동 사항을 수기 관리 해야 합니다. 하지만 PoPs에 인보이스를 추가하면 금액 변동 추이를 바로 확인할 수 있습니다. 더 나아가서는 회계 관리나 예산 책정에도 인보이스들의 데이터를 가지고 필요한 정보를 쉽게 찾아볼 수 있습니다.  인보이스 추가에는 아래와 같이 4가지 방법을 지원하고 있습니다. 원하는 방법을 클릭하여 인보이스를 추가해보세요.

• 직접 입력 :  인보이스의 모든 값을 직접 입력하여 등록합니다.
• CSV 업로드 : CSV 파일에 여러 인보이스의 값을 입력하여 한 번에 여러 개의 인보이스를 등록합니다.
• 인보이스 파일 업로드 : 인보이스 파일을 업로드하면, 파일의 내용을 분석하여 인보이스를 자동으로 등록합니다.
• 메일 포워딩을 통한 업로드 :  인보이스 파일이 첨부된 메일을 지정된 이메일 주소로 전달하면, 해당 첨부 파일의 내용을 분석하여 자동으로 인보이스를 등록합니다.

 

Tip! 인보이스 관리에 대해 더 알아보기